Время – невосполнимый ресурс. Его всем постоянно не хватает: и студентам, и специалистам, и руководителям, и даже школьникам.
Куда же уходит время, как добиваться своих целей, если в сутках по-прежнему 24 часа? Ищем ответ в техниках тайм-менеджмента и формируем новые полезные привычки.
Куда же уходит время, как добиваться своих целей, если в сутках по-прежнему 24 часа? Ищем ответ в техниках тайм-менеджмента и формируем новые полезные привычки.
Оценить свой день
Если вы регулярно говорите себе «я ничего не успеваю», это отнюдь не значит, что ваше время расходуется впустую: оно тратится на реальные задачи и действия, просто они не приводят к желаемому результату, например, карьерному росту, реализации проектов или саморазвитию. Разобраться, на что были потрачены рабочие часы и минуты, поможет хронометраж дня и поиск хронофагов – «пожирателей времени».
Чтобы взглянуть на свой день объективно, необходимо записывать все, что происходит, с указанием, сколько времени потребовалось на каждое действие. Поначалу это упражнение будет казаться сложным, но регулярно выполняя его, можно оценить, какие дела и процессы требуют больше усилий, чем остальные. Кроме того, сравнение хронометража для повторяющихся задач поможет видеть прогресс или регресс личной эффективности после введения тайм-менеджмента в ежедневную практику.
Хронофаги – действия, события и люди, которые постоянно отвлекают от запланированных дел. К ним относятся как серфинг по соцсетям и в интернете, тревожное чтение новостей, всевозможные нерабочие коммуникации (переписка и телефонные звонки, общение с коллегами и клиентами, которые любят поболтать), так и ситуации, когда сложно расставить приоритеты и сосредоточиться, поскольку не понятны цели выполняемых действий, а также не конкретизированы задачи.
Хронофагами могут выступать и менее очевидные факторы: нестабильное эмоциональное состояние и плохое самочувствие, демотивация. А также чисто технические проблемы - баги в программном обеспечении или плохо работающая офисная техника, «бумажный» документооборот.
Чтобы взглянуть на свой день объективно, необходимо записывать все, что происходит, с указанием, сколько времени потребовалось на каждое действие. Поначалу это упражнение будет казаться сложным, но регулярно выполняя его, можно оценить, какие дела и процессы требуют больше усилий, чем остальные. Кроме того, сравнение хронометража для повторяющихся задач поможет видеть прогресс или регресс личной эффективности после введения тайм-менеджмента в ежедневную практику.
Хронофаги – действия, события и люди, которые постоянно отвлекают от запланированных дел. К ним относятся как серфинг по соцсетям и в интернете, тревожное чтение новостей, всевозможные нерабочие коммуникации (переписка и телефонные звонки, общение с коллегами и клиентами, которые любят поболтать), так и ситуации, когда сложно расставить приоритеты и сосредоточиться, поскольку не понятны цели выполняемых действий, а также не конкретизированы задачи.
Хронофагами могут выступать и менее очевидные факторы: нестабильное эмоциональное состояние и плохое самочувствие, демотивация. А также чисто технические проблемы - баги в программном обеспечении или плохо работающая офисная техника, «бумажный» документооборот.
Что делать
· Составить карту дел
Выбрать день средней загруженности и записывать все дела с указанием времени. Этот дневник дел можно вести любым способом: в блокноте, в excel, в онлайн-календаре, в мобильных приложениях и т.д.
· Визуализировать
Упрощенной системой составления карты дня является записывание своих действий на стикерах с указанием времени, чтобы потом провести поиск хронофагов. Аналогом могут выступать виртуальные доски – в их бесконечном пространстве можно записать свое бесконечное число дел, в том числе выстраивая иерархию.
Результат: поиск хронофагов и недооцененных процессов.
Выбрать день средней загруженности и записывать все дела с указанием времени. Этот дневник дел можно вести любым способом: в блокноте, в excel, в онлайн-календаре, в мобильных приложениях и т.д.
· Визуализировать
Упрощенной системой составления карты дня является записывание своих действий на стикерах с указанием времени, чтобы потом провести поиск хронофагов. Аналогом могут выступать виртуальные доски – в их бесконечном пространстве можно записать свое бесконечное число дел, в том числе выстраивая иерархию.
Результат: поиск хронофагов и недооцененных процессов.
Выделить главное, отказаться от второстепенного
Для расстановки приоритетов в задачах удобно использовать популярную технику составления «матрицы Эйзенхауэра», названной в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. В ней все задачи ранжируются по 2 критериям – срочность и важность.
Срочные и важные задачи
Требуют быстрого реагирования и важны для достижения поставленных целей. Для них необходимо выделить достаточно ресурсов – внимания, времени, сотрудников и т.д.
Важные, но несрочные задачи
К таким относятся длительные проекты, долгосрочных цели, планирование, саморазвитие. Если не выделить достаточно времени на них, то возможны кризисы в работе и появление сверхсрочных задач, чтобы «потушить пожар». При этом в рамках большой и важной, но несрочной задачи, могут быть выделены срочные подзадачи.
Срочные, но неважные задачи
Это дела и события, которые требуют быстрого реагирования, но в то же время могут быть делегированы другим людям. Звонки, переписка, предоставление промежуточной отчетности и т.д. Передавая эти задачи, необходимо выделить ресурс на контроль за их исполнением.
Несрочные, неважные задачи
Поскольку они не приближают к достижению поставленной цели, то могут быть делегированы команде, внесены в бэклог или отменены, чтобы не расходовать рабочие ресурсы зря.
Результат: основные усилия фокусируются на приоритетных действиях, а остальные не остаются без внимания и выполняются командой.
Срочные и важные задачи
Требуют быстрого реагирования и важны для достижения поставленных целей. Для них необходимо выделить достаточно ресурсов – внимания, времени, сотрудников и т.д.
Важные, но несрочные задачи
К таким относятся длительные проекты, долгосрочных цели, планирование, саморазвитие. Если не выделить достаточно времени на них, то возможны кризисы в работе и появление сверхсрочных задач, чтобы «потушить пожар». При этом в рамках большой и важной, но несрочной задачи, могут быть выделены срочные подзадачи.
Срочные, но неважные задачи
Это дела и события, которые требуют быстрого реагирования, но в то же время могут быть делегированы другим людям. Звонки, переписка, предоставление промежуточной отчетности и т.д. Передавая эти задачи, необходимо выделить ресурс на контроль за их исполнением.
Несрочные, неважные задачи
Поскольку они не приближают к достижению поставленной цели, то могут быть делегированы команде, внесены в бэклог или отменены, чтобы не расходовать рабочие ресурсы зря.
Результат: основные усилия фокусируются на приоритетных действиях, а остальные не остаются без внимания и выполняются командой.
Организовать рабочий день
Даже после расстановки приоритетов можно легко попасть в ловушку мультизадачности, если планов и дел много. Постоянные переключения снижают концентрацию внимания, поэтому необходимо «блокировать» время, чтобы сосредоточиться на выполнении каждой задачи.
Резервирование времени
· 60% - времени отвести на запланированные важные задачи,
· 20% - на форс-мажоры,
· 20% - на не предусмотренные планом задачи.
Эта техника позволяет гибко перераспределять нагрузку в режиме постоянного поступления новой информации.
Принцип Парето
Применим к управлению временем, принцип Парето звучит так: за 20% времени могут быть выполнены 80% задач, в то время как остальные 80% времени будут потрачены на выполнение 20% задач.
Следование этому принципу помогает избежать излишнего перфекционизма и зацикливания на доработках в ущерб остальным процессам.
Техника «Помодоро»
Франческо Чирилло, создавший эту технику, считал, что для успешного выполнения задач необходимо сочетание периодов глубокой сосредоточенности и короткого отдыха. Поэтому рабочие процессы делятся на короткие спринты:
· 25 минут – концентрация на выполнении задачи,
· 5 минут – отдых.
Подобный получасовой тайминг подразумевает, что в течение 30 минут, отведенных конкретной задаче, нельзя переключаться на новую информацию, идею, задачу или процесс. После 4 спринтов по 30 минут предусматривается отдых в течение 15-30 минут.
«Съесть лягушку»
Суть подхода, сформулированного Брайаном Трейси - автором многочисленных книг о саморазвитии, заключается в том, что самые сложные и неприятные делать стоит делать в первую очередь утром: съесть условную «лягушку» в период наивысшей концентрации внимания и сил. Использование этого метода помогает преодолеть прокрастинацию.
Техника «трех дней»
Коуч Эд Майлетт предлагает делить часы бодрствования на «три дня»:
· первый - с 6:00 до 12:00,
· второй — с 12:00 до 18:00,
· третий — с 18:00 до 24:00.
Эта техника делает восприятие времени более острым и устанавливает дополнительные ограничения, которые помогут сосредоточиться. Кроме того, Майлетт рекомендует «выжать бесполезный воздух» из каждого дня: минимизировать отвлекающие факторы и как можно активнее использовать современные технологии, чтобы сократить затраты времени на рутинные задачи.
Магия утра
Мотивационный оратор Хэл Элрод в своей книге «Магия утра» рекомендует перенести наиболее важные для успеха и развития дела на утро – до 8 часов, и особенно продуктивно использовать первый час после пробуждения. В частности, записывать планы, идеи, отмечать достижения, а еще – держать себя в тонусе, делая физические упражнения.
Результат: больше успевать, легче справляться с текущими делами и видеть перспективы.
Резервирование времени
· 60% - времени отвести на запланированные важные задачи,
· 20% - на форс-мажоры,
· 20% - на не предусмотренные планом задачи.
Эта техника позволяет гибко перераспределять нагрузку в режиме постоянного поступления новой информации.
Принцип Парето
Применим к управлению временем, принцип Парето звучит так: за 20% времени могут быть выполнены 80% задач, в то время как остальные 80% времени будут потрачены на выполнение 20% задач.
Следование этому принципу помогает избежать излишнего перфекционизма и зацикливания на доработках в ущерб остальным процессам.
Техника «Помодоро»
Франческо Чирилло, создавший эту технику, считал, что для успешного выполнения задач необходимо сочетание периодов глубокой сосредоточенности и короткого отдыха. Поэтому рабочие процессы делятся на короткие спринты:
· 25 минут – концентрация на выполнении задачи,
· 5 минут – отдых.
Подобный получасовой тайминг подразумевает, что в течение 30 минут, отведенных конкретной задаче, нельзя переключаться на новую информацию, идею, задачу или процесс. После 4 спринтов по 30 минут предусматривается отдых в течение 15-30 минут.
«Съесть лягушку»
Суть подхода, сформулированного Брайаном Трейси - автором многочисленных книг о саморазвитии, заключается в том, что самые сложные и неприятные делать стоит делать в первую очередь утром: съесть условную «лягушку» в период наивысшей концентрации внимания и сил. Использование этого метода помогает преодолеть прокрастинацию.
Техника «трех дней»
Коуч Эд Майлетт предлагает делить часы бодрствования на «три дня»:
· первый - с 6:00 до 12:00,
· второй — с 12:00 до 18:00,
· третий — с 18:00 до 24:00.
Эта техника делает восприятие времени более острым и устанавливает дополнительные ограничения, которые помогут сосредоточиться. Кроме того, Майлетт рекомендует «выжать бесполезный воздух» из каждого дня: минимизировать отвлекающие факторы и как можно активнее использовать современные технологии, чтобы сократить затраты времени на рутинные задачи.
Магия утра
Мотивационный оратор Хэл Элрод в своей книге «Магия утра» рекомендует перенести наиболее важные для успеха и развития дела на утро – до 8 часов, и особенно продуктивно использовать первый час после пробуждения. В частности, записывать планы, идеи, отмечать достижения, а еще – держать себя в тонусе, делая физические упражнения.
Результат: больше успевать, легче справляться с текущими делами и видеть перспективы.
Позаботиться о делах и о себе
Задачи определены, приоритеты расставлены, день распланирован. Что дальше?
Понаблюдать: что получается лучше и в какие часы. Так можно составить представление о собственной продуктивности и пиковых часах, когда внимание максимально сосредоточенно.
Оценивая свой день целиком, стоит отдельно обратить внимание на отдых - вписать и его в планы, чтобы вовремя восстановить силы, получать новые впечатления и успевать общаться с теми, кто важен и дорог.
Результат: профилактика эмоционального и профессионального выгорания.
Чтобы процесс управления временем и задачами вошел в привычку, полезным будет формирование вокруг себя поддерживающего окружения: рассказать о своих планах близким друзьям или создать группу с коллегами, в которой участники отмечают достижения и подбадривают друг друга. Это позволит поддерживать мотивацию и не падать духом при первых трудностях.
Кроме того, можно создать собственную систему наград и поощрений – это может быть чашка вкусного чая после выполненной трудной задачи или посещение бассейна после сдачи большого проекта или отчетности – что угодно, что позволит переключить внимание с рабочих задач, снять напряжение и подготовиться к новым вызовам.
Понаблюдать: что получается лучше и в какие часы. Так можно составить представление о собственной продуктивности и пиковых часах, когда внимание максимально сосредоточенно.
Оценивая свой день целиком, стоит отдельно обратить внимание на отдых - вписать и его в планы, чтобы вовремя восстановить силы, получать новые впечатления и успевать общаться с теми, кто важен и дорог.
Результат: профилактика эмоционального и профессионального выгорания.
Чтобы процесс управления временем и задачами вошел в привычку, полезным будет формирование вокруг себя поддерживающего окружения: рассказать о своих планах близким друзьям или создать группу с коллегами, в которой участники отмечают достижения и подбадривают друг друга. Это позволит поддерживать мотивацию и не падать духом при первых трудностях.
Кроме того, можно создать собственную систему наград и поощрений – это может быть чашка вкусного чая после выполненной трудной задачи или посещение бассейна после сдачи большого проекта или отчетности – что угодно, что позволит переключить внимание с рабочих задач, снять напряжение и подготовиться к новым вызовам.
